Come scrivere una mail in inglese: tutti i passaggi da seguire

In un contesto sociale ed economico sempre più globalizzato diventa fondamentale sapere come scrivere una mail in inglese.

L’esigenza di redigere una lettera, formale o informale, nella lingua internazionale per eccellenza può nascere in qualsiasi ambito della nostra quotidianità.
Può ad esempio capitare in ambito lavorativo, laddove sia necessario comunicare o gestire trattative con fornitori, clienti o collaboratori internazionali; può capitare in ambito scolastico, dove la redazione della mail rappresenta per i docenti uno strumento per valutare la padronanza della lingua.

Al di là delle più tradizionali esigenze di carattere formale, può capitare di dover scrivere una lettera ad un amico che non parla la nostra lingua o ad un tour operator straniero per la richiesta di un preventivo per una vacanza.

Piuttosto frequenti i casi in cui bisogna scrivere la lettera di accompagnamento al curriculum per candidature presso aziende che operano fuori dai confini nazionali.

L’electronic mail è diventata uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati per la praticità e l’efficienza con le quali consente di interagire, praticamente in tempo reale, con persone vicine e lontane.

Con l’obiettivo di agevolare il processo di scrittura da parte di chi, pur conoscendo l’inglese, viene assalito da mille dubbi in merito a cosa e come comunicare in una lingua differente dalla propria, l’Università Telematica Niccolò Cusano di Livorno ha realizzato una guida che raccoglie suggerimenti e linee guida utili per realizzare una email efficace.

La struttura di una mail in inglese

Qualunque tipologia di email in inglese, formale o informale che sia, segue una struttura ben definita, all’interno della quale sono presenti i seguenti elementi:

• Oggetto = Subject line
• Motivo della mail (corpo del testo) = reason for writing
• Chiusura = closing

Oggetto

La subject line è la prima informazione che viene letta dal destinatario e in alcuni casi può addirittura determinare la lettura della mail o la decisione a cestinarla senza neppure leggerla. Risulta pertanto importante essere sintetici e rendere immediatamente chiara la finalità della lettera.

Nell’oggetto di un titolo in inglese alcune parole hanno sempre la lettera maiuscola: sostantivi, verbi, aggettivi, avverbi, pronomi e congiunzioni con più di quattro lettere.
Hanno invece sempre la lettera minuscola le preposizioni, gli articoli e le congiunzioni con meno di quattro lettere.

Per evitare che i filtri antispam inseriscano la tua mail nella casella spam ti suggeriamo di non introdurre nell’oggetto termini quali ad esempio ‘hello’, ‘hi’ o cose del genere.

Corpo del testo

Per quanto riguarda la parte centrale del testo non esiste una regola di redazione precisa.
Il messaggio varia a seconda di ciò che bisogna comunicare.

L’aspetto importante è suddividere il testo in paragrafi e utilizzare frasi brevi per facilitare la lettura e la comprensione del messaggio.

Chiusura

La conclusione di una email include quasi sempre un invito finale, il cui obiettivo è spingere il destinatario a compiere un’azione: rispondere, contattare, ecc.

Nella parte finale, soprattutto nelle lettere formali, è buona norma ringraziare il destinatario per l’attenzione e per aver dedicato del tempo alla lettura del messaggio.

L’ultimo elemento è rappresentato dalla firma.
Anche se può apparentemente sembrare un dettaglio banale, essa deve essere strutturata in maniera tale da contenere, oltre chiaramente al nome e cognome, anche una serie di altre informazioni, soprattutto quando si tratta di una mail di lavoro o comunque formale.
In particolare, il nome e cognome del mittente devono essere seguiti dal ruolo professionale, dalla ragione sociale e dai contatti dell’azienda presso la quale si è impiegati, e dall’eventuale link al sito web.

Consigli generali

Concludiamo la nostra guida su come scrivere una mail in inglese con una serie di linee guida e consigli di carattere generale.

Per agevolare la lettura e allo stesso tempo semplificare la fase di redazione è consigliabile utilizzare frasi brevi e semplici, prediligendo la forma attiva a quella passiva ed evitando termini eccessivamente tecnici, a meno che non risultino strettamente necessari.

Attenzione però a non fraintendere il concetto di ‘frasi brevi’; bisogna essere sintetici senza penalizzare la precisione e l’esaustività delle informazioni fornite al destinatario.

È importante mantenere un tono educato e, se si tratta di una mail formale, evitare di introdurre nel testo commenti troppo personali o informazioni confidenziali; ricorda sempre che la mail potrebbe essere girata ad altre persone.

Nelle lettere che seguono uno stile formale è consigliabile evitare l’utilizzo di forme contratte, quindi:

– I’m diventa I am
– We’ll diventa we will
– Shouldn’t diventa should not

Una piccola precisazione è d’obbligo anche per quanto riguarda gli allegati; per evitare che il messaggio si blocchi durante l’invio o che risulti di difficile apertura da parte del destinatario è preferibile comprimere i file più pesanti in formato .zip, o in alternativa condividerli attraverso Google Drive o Dropbox.

L’ultimo step prima di cliccare su invia consiste nella rilettura del testo per essere sicuri che il messaggio risulti chiaro e soprattutto per correggere eventuali errori di battitura, grammaticali, di spelling o di punteggiatura.

Traduzione delle formule più comuni

Dal momento che la corrispondenza prevede alcune frasi ricorrenti, abbiamo raccolto in questo paragrafo le formule più comuni per tradurre una mail in inglese.

Il destinatario

Qualunque sia il fine della lettera essa è indirizzata ad uno o più destinatari che, se conosciuti, devono essere indicati all’inizio della mail.

Ecco qualche esempio.

Formale

Nei casi in cui non si conosce il nome del destinatario, quando ad esempio l’indirizzo mail si riferisce ad un reparto aziendale generico (account@ … assistenza@… redazione@ …), si utilizza la seguente formula:

A chi di competenza = To whom it may concern

Neutrale

A (nome del destinatario) = To …

Informale

Ciao (nome del destinatario) = Hello …

L’apertura

Ecco di seguito un elenco di formule comunemente utilizzate per aprire una mail:

Formale

Gentile signora/signore = Dear Madame/Sir oppure Hello Madame/Sir
Gentile signora/signor (cognome del destinatario) = Dear Mrs/Mr …

N.b. Per le signorine si utilizza l’abbreviazione Miss mentre nel caso in cui non si conosce lo stato civile del destinatario donna si utilizza Ms.

Neutrale

Gentile (nome del destinatario) = Dear … oppure Hello …

Informale

Ciao (nome del destinatario) = Hi …

Ai saluti iniziali segue la frase introduttiva che, come suggerisce la denominazione stessa, introduce l’obiettivo del messaggio riprendendo quello che già è stato anticipato nell’oggetto.

Ecco qualche esempio

Formale – generico

Le scrivo in risposta a … = I am writing in response to …
I am writing with regard to …
I am writing in connection with …

In allegato … = Please find attached …

Formale – richiesta

Le scrivo per chiederle … = I am writing to enquire about …

Formale – ringraziamento

Le scrivo per ringraziarla … = I am writing to thank you for …

Formale – informativo

Le scrivo per informarla … = I am writing to let you know …
Sono lieto di comunicarle … = I am delighted to tell you …
Mi rammarica doverla informare … = I regret to inform you …

Le conclusioni

Formale

Resto in attesa di sue notizie = I look forward to hearing from you

Per ulteriori informazioni non esiti a contattarmi = For further information, please don’t hesitate to contact me

Informale

Fammi sapere = Let me know

I saluti

Formale

Cordiali Saluti = Best Regards
Kind Regards

I miei migliori auguri = Best wishes

In fede = Yours faithfully

Grazie mille = Many thanks

Informale

Con affetto = Love from

Concludiamo il nostro post con una precisazione importante.

Scrivere una mail in inglese non significa semplicemente tradurre letteralmente una serie di frasi dall’italiano; significa entrare nel modo di comunicare anglosassone rispettandone i parametri e le regole.