(per iscrizioni A.A. 2022/23) 
Come scrivere una mail formale ad un professore
Scrivere una mail formale ad un professore è un’incombenza che prima o poi tutti gli studenti sono tenuti ad affrontare.
Che tu sia una matricola o un veterano del mondo universitario e delle relative diamiche, la redazione di una lettera da inviare ad un docente rappresenta un momento fatidico.
Per alcuni si tratta di un vero e proprio atto di coraggio, che vede il culmine assoluto della temerarietà nell’attimo in cui avviene il click sul tasto ‘invia’.
Durante la frequentazione di un corso di laurea nasce prima o poi l’esigenza di contattare un professore.
I motivi per i quali sopraggiunge la necessità possono essere svariati; si tratta quasi sempre di richieste: chiarimenti in merito a voti e lezioni, appuntamenti per incontri, informazioni tecniche riguardanti le date di appello. E poi c’è la fatidica richiesta della tesi.
Per quanto la posta elettronica sia ormai diventata una forma di comunicazione di uso comune e per quanto ognuno di noi la utilizzi quotidianamente con dimestichezza, scrivere una mail formale a un professore non è una cosa così banale; o comunque non è un’operazione che può essere sottovalutata.
Impostazione lettera formale: linee guida e consigli
L’Università Telematica Niccolò Cusano di Livorno, consapevole delle difficoltà incontrate dagli studenti durante la fase di scrittura, ha deciso di realizzare una guida alla redazione, nella quale sono indicate le regole, le linee guida e i suggerimenti per fare bella figura; o comunque per evitare di compromettere la carriera universitaria.
L’obiettivo di questo post è rispondere ai quesiti più comuni inerenti la forma di comunicazione più idonea a interagire, per iscritto, con un docente.
Cercheremo, nel corso dei paragrafi che seguono, di dissipare dubbi e incertezze, guidandoti nella stesura di una lettera che si avvicini il più possibile alla perfezione.
Prima di entrare nel dettaglio della stesura è d’obbligo una precisazione riguardante la mail utilizzata per comunicare con il professore.
Il consiglio, anzi forse sarebbe meglio dire la regola, è di scrivere sempre dall’indirizzo universitario.
In linea generale, nei contesti più o meno formali è buona norma evitare indirizzi che contengono elementi e termini troppo estrosi; l’ideale è creare un indirizzo professionale che contenga nome e cognome.
Stile
Partiamo subito con il taglio, ovvero con le caratteristiche che una missiva dovrebbe avere per risultare nella giusta misura ‘formale’.
La comunicazione deve risultare semplice, concisa e immediatamente comprensibile senza però rischiare di essere troppo ‘amichevole’.
In altre parole bisogna essere abili nell’individuare il giusto equilibrio tra formalità ed efficacia nella comunicazione.
L’accezione ‘formale’, che generalmente accompagna alcune tipologie di testi, non deve però essere intesa nel senso più stretto ed esasperato del significato; un linguaggio prolisso o eccessivamente forbito rischia di annoiare il destinatario.
In conclusione, se da un lato è severamente vietato utilizzare un linguaggio colloquiale e amichevole, dall’altro bisogna dosare nella giusta misura l’aspetto ‘formalità’.
Oggetto
La sezione dedicata all’oggetto può all’apparenza sembrare un dettaglio banale, nel quale scrivere frettolosamente qualche informazione confusa in merito alla missiva.
Non c’è niente di più sbagliato e ti spieghiamo subito il motivo.
La finalità dell’oggetto della mail è quello di far capire immediatamente al destinatario la tipologia di messaggio, per fornirgli un’idea generale del contenuto.
Per risultare efficace in merito al raggiungimento di tale obiettivo è necessario inserire tra le informazioni dell’oggetto il corso di laurea seguito dalla richiesta (es. CdL in Scienze Politiche e Relazioni Internazionali – Richiesta tesi).
Saluti e presentazione
Troppo spesso sottovalutata, la parte iniziale di una mail deve essere strutturata nel modo giusto e curata con attenzione in ogni più piccolo e insignificante dettaglio.
Partire con il piede giusto ed evitare di irritare il destinatario con aperture assurde e fastidiose è fondamentale.
Iniziamo subito con l’appellativo.
La regola generale suggerisce di utilizzare ‘egregio’ per gli uomini e ‘gentile’ per le donne.
In pratica si tene ad utilizzare ‘gentile professore’ per entrambi i sessi.
Quello che invece bisogna assolutamente evitare è l’utilizzo di diminutivi confidenziali, come ad esempio ‘prof’.
Allo stesso modo è consigliabile non esagerare con titoli eccessivamente ampollosi come ‘esimio’ o ‘illustre’.
Dopo i saluti iniziali è buona norma presentarsi, fornendo al destinatario informazioni in merito a: nome, cognome, corso di laurea, curriculum e ovviamente la materia che costituisce il motivo del contatto con il professore.
Corpo centrale
Per comunicare in maniera efficace bisogna innanzitutto avere ben chiaro il motivo della missiva, ovvero cosa si vuole ottenere attraverso il messaggio della mail.
Come già accennato in precedenza la comunicazione deve essere chiara, concisa e sintetica, cercando nel contempo di essere esaustivi nell’esprimere la richiesta.
Ecco qualche esempio di mail formale dal quale trarre spunto in base alle differenti tipologie di situazioni ed esigenze.
- Richiesta tesi
Le scrivo perché ho seguito il suo corso in … e ho pensato di sviluppare alcuni argomenti in un’eventuale tesi.
A tal proposito vorrei domandarLe se è disponibile a seguirmi.
In caso affermativo ci terrei a fissare un appuntamento per il giorno di ricevimento.
oppure
Con la presente Le comunico il mio interesse a scegliere la sua materia …. per la tesi di laurea.
A tal proposito vorrei concordare con Lei un appuntamento. - Richiesta appuntamento
Le scrivo perché sto seguendo il suo corso di … e vorrei concordare un appuntamento, nel giorno di ricevimento, per chiederLe alcune informazioni su … - Richiesta informazioni sull’esito di un esame
Le scrivo per sapere l’esito dell’esame di … sostenuto in data …
oppure
Non potendomi recare in facoltà per motivi personali, Le scrivo per conoscere l’esito dell’esame di … sostenuto in data … - Richiesta cambio data esame
Le scrivo per chiederLe di spostare l’esame di … , prenotato per il giorno …
oppure
Le scrivo perché dovrei sostenere l’esame di … il giorno … ma a causa di un impegno importante/di una visita medica, sono costretto a chiederLe cortesemente di spostarlo in un’altra data.
Come avrai sicuramente capito, qualunque sia la tipologia di richiesta e/o esigenza bisogna sempre dare del lei al destinatario, rafforzando la forma di cortesia con le maiuscole (es. La ringrazio, attendo un Suo riscontro, Le chiedo ecc.).
Saluti finali
Prima di concludere la mail con i saluti è sempre preferibile inserire una frase che ringrazi il destinatario per l’attenzione:
Mi scuso per il disturbo e La ringrazio anticipatamente per l’attenzione
oppure
Scusandomi per il disturbo la ringrazio in anticipo per la disponibilità
oppure
La ringrazio anticipatamente per la disponibilità
La conclusione è data dai saluti, semplici e concisi.
Un ‘cordiali saluti’ seguito da nome e cognome è più che sufficiente.
Revisione
L’ultimo passaggio prima di cliccare su ‘invia’ riguarda la rilettura della lettera.
Prima di mandare una mail è necessario leggerla con grande attenzione per individuare e correggere eventuali errori, ortografici e di sintassi, e per essere sicuri di essere stati chiari.
Entrambi i punti sono fondamentali; il primo per evitare refusi e annesse figuracce che comprometterebbero inevitabilmente l’opinione del professore sul mittente, il secondo per evitare l’imbarazzante eventualità di dover mandare un’altra mail per ovviare ad eventuali dimenticanze.
Ricapitolando …
Per concludere la guida abbiamo raccolto nei seguenti punti gli elementi principali a cui prestare attenzione durante la redazione di una mail a un professore:
- Scrivi in maniera chiara, sintetica e comprensibile
- Utilizza sempre la forma di cortesia ‘Lei’
- Utilizza la maiuscola per rafforzare la forma di cortesia
- Utilizza un tono formale, educato e rispettoso
- Rileggi attentamente ciò che hai scritto
- Non utilizzare abbreviazioni ‘colloquiali’ o espressioni gergali
- Non utilizzare smiles o emoticon
