informazioni@unicusano.it

800 98 73 73

Come scrivere una mail formale ad un professore

Commenti disabilitati su Come scrivere una mail formale ad un professore Studiare a Livorno

Scrivere una mail formale ad un professore è un’incombenza che prima o poi tutti gli studenti sono tenuti ad affrontare.

Che tu sia una matricola o un veterano del mondo universitario e delle relative diamiche, la redazione di una lettera da inviare ad un docente rappresenta un momento fatidico.
Per alcuni si tratta di un vero e proprio atto di coraggio, che vede il culmine assoluto della temerarietà nell’attimo in cui avviene il click sul tasto ‘invia’.

Durante la frequentazione di un corso di laurea nasce prima o poi l’esigenza di contattare un professore.
I motivi per i quali sopraggiunge la necessità possono essere svariati; si tratta quasi sempre di richieste: chiarimenti in merito a voti e lezioni, appuntamenti per incontri, informazioni tecniche riguardanti le date di appello. E poi c’è la fatidica richiesta della tesi.

Per quanto la posta elettronica sia ormai diventata una forma di comunicazione di uso comune e per quanto ognuno di noi la utilizzi quotidianamente con dimestichezza, scrivere una mail formale a un professore non è una cosa così banale; o comunque non è un’operazione che può essere sottovalutata.

Impostazione lettera formale: linee guida e consigli

L’Università Telematica Niccolò Cusano di Livorno, consapevole delle difficoltà incontrate dagli studenti durante la fase di scrittura, ha deciso di realizzare una guida alla redazione, nella quale sono indicate le regole, le linee guida e i suggerimenti per fare bella figura; o comunque per evitare di compromettere la carriera universitaria.

L’obiettivo di questo post è rispondere ai quesiti più comuni inerenti la forma di comunicazione più idonea a interagire, per iscritto, con un docente.
Cercheremo, nel corso dei paragrafi che seguono, di dissipare dubbi e incertezze, guidandoti nella stesura di una lettera che si avvicini il più possibile alla perfezione.

Prima di entrare nel dettaglio della stesura è d’obbligo una precisazione riguardante la mail utilizzata per comunicare con il professore.
Il consiglio, anzi forse sarebbe meglio dire la regola, è di scrivere sempre dall’indirizzo universitario.

In linea generale, nei contesti più o meno formali è buona norma evitare indirizzi che contengono elementi e termini troppo estrosi; l’ideale è creare un indirizzo professionale che contenga nome e cognome.

Stile

Partiamo subito con il taglio, ovvero con le caratteristiche che una missiva dovrebbe avere per risultare nella giusta misura ‘formale’.

La comunicazione deve risultare semplice, concisa e immediatamente comprensibile senza però rischiare di essere troppo ‘amichevole’.
In altre parole bisogna essere abili nell’individuare il giusto equilibrio tra formalità ed efficacia nella comunicazione.

L’accezione ‘formale’, che generalmente accompagna alcune tipologie di testi, non deve però essere intesa nel senso più stretto ed esasperato del significato; un linguaggio prolisso o eccessivamente forbito rischia di annoiare il destinatario.

In conclusione, se da un lato è severamente vietato utilizzare un linguaggio colloquiale e amichevole, dall’altro bisogna dosare nella giusta misura l’aspetto ‘formalità’.

Oggetto

La sezione dedicata all’oggetto può all’apparenza sembrare un dettaglio banale, nel quale scrivere frettolosamente qualche informazione confusa in merito alla missiva.

Non c’è niente di più sbagliato e ti spieghiamo subito il motivo.

La finalità dell’oggetto della mail è quello di far capire immediatamente al destinatario la tipologia di messaggio, per fornirgli un’idea generale del contenuto.

Per risultare efficace in merito al raggiungimento di tale obiettivo è necessario inserire tra le informazioni dell’oggetto il corso di laurea seguito dalla richiesta (es. CdL in Scienze Politiche e Relazioni Internazionali – Richiesta tesi).

scrivere una mail

Saluti e presentazione

Troppo spesso sottovalutata, la parte iniziale di una mail deve essere strutturata nel modo giusto e curata con attenzione in ogni più piccolo e insignificante dettaglio.

Partire con il piede giusto ed evitare di irritare il destinatario con aperture assurde e fastidiose è fondamentale.

Iniziamo subito con l’appellativo.

La regola generale suggerisce di utilizzare ‘egregio’ per gli uomini e ‘gentile’ per le donne.
In pratica si tene ad utilizzare ‘gentile professore’ per entrambi i sessi.

Quello che invece bisogna assolutamente evitare è l’utilizzo di diminutivi confidenziali, come ad esempio ‘prof’.

Allo stesso modo è consigliabile non esagerare con titoli eccessivamente ampollosi come ‘esimio’ o ‘illustre’.

Dopo i saluti iniziali è buona norma presentarsi, fornendo al destinatario informazioni in merito a: nome, cognome, corso di laurea, curriculum e ovviamente la materia che costituisce il motivo del contatto con il professore.

Corpo centrale

Per comunicare in maniera efficace bisogna innanzitutto avere ben chiaro il motivo della missiva, ovvero cosa si vuole ottenere attraverso il messaggio della mail.

Come già accennato in precedenza la comunicazione deve essere chiara, concisa e sintetica, cercando nel contempo di essere esaustivi nell’esprimere la richiesta.

Ecco qualche esempio di mail formale dal quale trarre spunto in base alle differenti tipologie di situazioni ed esigenze.

  1. Richiesta tesi
    Le scrivo perché ho seguito il suo corso in … e ho pensato di sviluppare alcuni argomenti in un’eventuale tesi.
    A tal proposito vorrei domandarLe se è disponibile a seguirmi.
    In caso affermativo ci terrei a fissare un appuntamento per il giorno di ricevimento.
    oppure
    Con la presente Le comunico il mio interesse a scegliere la sua materia …. per la tesi di laurea.
    A tal proposito vorrei concordare con Lei un appuntamento.
  2. Richiesta appuntamento
    Le scrivo perché sto seguendo il suo corso di … e vorrei concordare un appuntamento, nel giorno di ricevimento, per chiederLe alcune informazioni su …
  3. Richiesta informazioni sull’esito di un esame
    Le scrivo per sapere l’esito dell’esame di … sostenuto in data …
    oppure
    Non potendomi recare in facoltà per motivi personali, Le scrivo per conoscere l’esito dell’esame di … sostenuto in data …
  4. Richiesta cambio data esame
    Le scrivo per chiederLe di spostare l’esame di … , prenotato per il giorno …
    oppure
    Le scrivo perché dovrei sostenere l’esame di … il giorno … ma a causa di un impegno importante/di una visita medica, sono costretto a chiederLe cortesemente di spostarlo in un’altra data.

Come avrai sicuramente capito, qualunque sia la tipologia di richiesta e/o esigenza bisogna sempre dare del lei al destinatario, rafforzando la forma di cortesia con le maiuscole (es. La ringrazio, attendo un Suo riscontro, Le chiedo ecc.).

Saluti finali

Prima di concludere la mail con i saluti è sempre preferibile inserire una frase che ringrazi il destinatario per l’attenzione:

Mi scuso per il disturbo e La ringrazio anticipatamente per l’attenzione
oppure
Scusandomi per il disturbo la ringrazio in anticipo per la disponibilità
oppure
La ringrazio anticipatamente per la disponibilità

La conclusione è data dai saluti, semplici e concisi.
Un ‘cordiali saluti’ seguito da nome e cognome è più che sufficiente.

Revisione

L’ultimo passaggio prima di cliccare su ‘invia’ riguarda la rilettura della lettera.

Prima di mandare una mail è necessario leggerla con grande attenzione per individuare e correggere eventuali errori, ortografici e di sintassi, e per essere sicuri di essere stati chiari.
Entrambi i punti sono fondamentali; il primo per evitare refusi e annesse figuracce che comprometterebbero inevitabilmente l’opinione del professore sul mittente, il secondo per evitare l’imbarazzante eventualità di dover mandare un’altra mail per ovviare ad eventuali dimenticanze.

Ricapitolando …

Per concludere la guida abbiamo raccolto nei seguenti punti gli elementi principali a cui prestare attenzione durante la redazione di una mail a un professore:

  • Scrivi in maniera chiara, sintetica e comprensibile
  • Utilizza sempre la forma di cortesia ‘Lei’
  • Utilizza la maiuscola per rafforzare la forma di cortesia
  • Utilizza un tono formale, educato e rispettoso
  • Rileggi attentamente ciò che hai scritto
  • Non utilizzare abbreviazioni ‘colloquiali’ o espressioni gergali
  • Non utilizzare smiles o emoticon

Informativa ai dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 679/2016 c.d. GDPR

Vi informiamo, ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 (c.d. Regolamento Generale per la protezione dei dati personali – c.d. GDPR) e del decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, che i Vostri dati personali raccolti presso di noi, ovvero altrimenti da noi acquisiti, anche in futuro, saranno oggetto di trattamento da parte nostra in qualità di “Titolare”, anche con l’ausilio di mezzi elettronici e/o automatizzati e sempre nel pieno rispetto della normativa applicabile, per le seguenti finalità del trattamento: attività istituzionali dell'Università, la stessa potrà raccogliere i suoi dati personali, inseriti durante la compilazione dei Form predisposti online e cartacei, potrà pertanto successivamente trattare i suoi dati ai fini dell’instaurazione del rapporto di iscrizione ai corsi di laurea e post laurea, compresa l’attività di orientamento degli studenti per la scelta del percorso universitario; attività di informative promozionali telematiche dei corsi universitari e post-universitari, corsi di specializzazione e simili; attività contabili e amministrative relative alla corretta tenuta delle registrazioni obbligatorie per legge, ovvero all’adempimento di disposizioni delle Autorità pubbliche e degli organismi di vigilanza preposti agli accertamenti. Il Titolare del trattamento e il Responsabile della protezione dei dati personali Titolare del trattamento dei Vostri dati è l’Università Niccolò Cusano – Telematica Roma, con sede in Roma, Via Don Carlo Gnocchi, 3, con Email: privacy@unicusano.it; tramite il https://www.unicusano.it/ è conoscibile l’elenco completo ed aggiornato dei responsabili del trattamento o destinatari. Si informa a tal riguardo che la nostra Università ha provveduto a nominare il proprio Responsabile della protezione dei dati personali (c.d. RPD) l’avvocato Daniela Sasanelli ad ulteriore garanzia dei diritti dell’interessato e come unico punto di contatto con l’Autorità di Controllo, il nostro RPD potrà essere contattato alla seguente email: privacy@unicusano.it Per lo svolgimento di parte delle nostre attività ci rivolgiamo anche a soggetti terzi per l’effettuazione di elaborazioni di dati necessarie per l’esecuzione di particolari compiti e di contratti. I Vostri dati personali potranno, pertanto, essere da noi comunicati a destinatari esterni alla nostra struttura, fermo restando che nessuna diffusione è prevista di tali dati personali a soggetti indeterminati. Tali soggetti verranno nominati responsabile del trattamento. Conferimento dei dati personali e periodo di conservazione degli stessi Il conferimento da parte Vostra dei dati personali, fatta eccezione per quelli previsti da specifiche norme di legge o regolamento, rimane facoltativo. Tuttavia, tali dati personali essendo necessari, oltre che per finalità di legge e/o regolamento, per instaurare il rapporto di iscrizione ai corsi di studio laurea, post laurea e perfezionamento e/o inerente le attività da noi gestite e/o per l’instaurazione del rapporto previdenziale, contrattuale o assicurativo; al fine di dare esecuzione alle relative obbligazioni, il rifiuto di fornirli alla nostra Università potrebbe determinare l’impossibilità di instaurare o dare esecuzione al suddetto rapporto. I vostri dati possono essere conservati oltre il periodo strettamente indispensabile previsto dagli obblighi di legge e comunque al solo fine di fornire ulteriori garanzie a nostri studenti. Diritti dell’interessato, limitazione del trattamento, diritto alla portabilità e diritto di proporre azione innanzi al Garante privacy (c. d reclamo previsto dal regolamento europeo 2016/679/UE) Ai sensi del regolamento europeo sopra citato, Voi avete diritto di essere informati sul nome, la denominazione o la ragione sociale ed il domicilio, la residenza o la sede del titolare e del responsabile del trattamento, e circa le finalità e le modalità dello stesso, nonché di ottenere senza ritardo, a cura del titolare: a) la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che Vi riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento: detta richiesta può essere rinnovata, salva l’esigenza per giustificati motivi; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’aggiornamento, la rettificazione, ovvero, qualora Vi abbiate interesse, l’integrazione dei dati; d) l’attestazione che le operazioni di cui ai punti b) e c) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. Oltre ai diritti sopra elencati in qualità di interessati, nei limiti di quanto previsto dal nuovo regolamento europeo, potrete esercitare i diritti di limitazione del trattamento, di opposizione allo stesso ed il diritto alla portabilità esclusivamente per i dati personali da Voi forniti al titolare secondo l’art. 20 del regolamento citato. La informiamo inoltre che il base al Codice della Privacy e al nuovo regolamento europeo potrete proporre azioni a tutela dei Vostri diritti innanzi al Garante per la protezione dei dati personali, c.d. reclamo previsto dal all’art. 77 del predetto regolamento. Si informa infine che nei limiti nei quali sarà ritenuto applicabile al trattamento dei dati che Vi riguardano potrete esercitare un diritto di revoca del consenso al trattamento dei dati comunicando tale revoca al titolare del trattamento.

I dati personali da Lei inseriti saranno comunicati dall'Università ai propri uffici per iniziative formative mediante l'invio di informative promozionali